Giao dịch điện tử phát triển ngày càng nhanh chóng, là xu thế chung trên toàn cầu. Một trong những loại hình giao dịch điện tử là việc sử dụng hoá đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

     Thực hiện chủ trương của Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc về việc triển khai mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động bán điện, bắt đầu từ ngày 1/5/2015 Công ty Điện lực Quảng Ninh sẽ chính thức triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tới gần 370.000 khách hàng sử dụng điện trên địa bàn toàn tỉnh. Do đó, việc tìm hiểu thông tin về hóa đơn điện tử và các quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử là điều cần thiết để có thể triển khai thực hiện trong thời gian sắp đến

     Theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, kể từ ngày 01-5-2011, các doanh nghiệp, tổ chức có thể sử dụng hóa đơn điện tử.

     Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu các vấn đề: hóa đơn điện tử là gì ; Các lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử; các nguyên tắc và điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử:

     - Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính .

     - Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

    - Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử:

      Việc sử dụng hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng: bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh;  rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi / nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.

3. Nguyên tắc và điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử:

     - Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử: Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng hoá đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.

     - Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện: Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử. Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu. Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
          Trên đây là một số thông tin tóm tắt về hóa đơn điện tử. Để  tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, các doanh nghiệp, tổ chức cần đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Sau đây là một số quy định pháp luật có liên quan trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử:

1. Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11.

2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ, quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

4. Văn bản 2415/TCT-DNL ngày 13/7/2011 của Tổng cục Thuế V/v hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử.

5. Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

6. Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

7. Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.  

8. Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.

9. Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

10. Văn bản số 1137/TCT-DNL ngày 30/3/2013 của Tổng cục thuế v/v  hướng dẫn Tập đoàn Điện lực Việt Nam thực hiện hóa đơn điện tử.

11. Văn bản số 1459/EVN-KD ngày 23/4/2013 của tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử.